秘書代行のメリット

秘書代行は、業務効率の向上、顧客満足度の向上、経費節減や削減
につながるビジネスソリューションです。

秘書代行を利用するメリットとは?

ここでは、秘書代行を利用するメリットの代表的なものを幾つか説明します。

業務効率や生産性の向上

まず1つ目は、秘書代行を利用することによって、「業務効率や生産性が向上する」という点です。

大げさに聞こえるかもしれませんが、電話対応にはそれなりの時間を費やします。単に取り次ぎだけであっても、メモを取ったり、復唱確認をしたり、伝えるべき人に伝えたりする必要があります。
また、セールスや勧誘などの「営業電話」にも対応しなければなりません。時には、打合せ中や作業中でも一旦、中断し、電話対応をしなければならないケースもあると思います。

電話の受付対応をアウトソーシングすることで、これらが全て取り除かれ、他の業務に費やせる時間が生まれるのです。

コア業務に集中・専念できる

上で説明した様に、「他の業務に費やせる時間が生まれる」ということは、「コア業務に集中・専念できる」ということになります。「営業活動に専念できる」「打合せや会議に集中できる」「製作や作業がはかどる」、こういったお声はよく頂戴します。その結果、ひいては売上向上にもつながるのです。

人材を採用する訳ではありませんので、面接や電話対応の教育などを行う時間も必要無いのです。

顧客満足度や対外イメージの向上

次に挙げられるのは、秘書代行が「顧客満足度や対外イメージの向上」に貢献できるという点です。

いつでもきちんと電話がつながること、上質で的確な電話対応が行われること、迅速な対応や返答がなされること、当たり前のことかもしれませんが、それらをしっかりと実践するだけでも、お取引先様やお客様は好印象をもたれるのです。「何度電話しても誰も出ない」「保留にされて何分も待たされた」「話がちゃんと伝わったかどうか不安だ」「折り返しの連絡がなかなかこない」など、電話に関連するマイナス要因は思ったより多く、悪印象を与えやすいのです。

人材採用に比べ圧倒的な低コスト

あとは、人材採用と比べると圧倒的に低コストという点です。

会社の経費内訳で「人件費」というのは大きな割合を占めますが、秘書代行は受付事務の人件費の1/10程度のコストで利用することができます。もちろん、実際に人材を雇い入れた方が、任せることのできる仕事は多いですが、「電話受付が主要業務の事務員さんの採用」や、「電話受付専門のスタッフの採用」をお考えの場合は、秘書代行のご利用が断然、適しています。

秘書代行で解決できること

では、秘書代行が解決できることや利用シーンのご紹介です。
貴社に当てはまるお悩みや課題がございましたら、ぜひ、秘書代行のご利用をお勧めします。

  • 外出時は携帯電話に転送しているが出れない時がある・・・
  • 外回りが多くオフィス不在時の電話が心配だ・・・
  • 留守番電話ではイメージが悪いので何か方法は・・・

電話対応は当社のオペレーターにお任せ下さい。確実に的確に電話対応を行います。「顧客満足度や対外イメージの向上」につながる上質な電話対応を実践します。

  • セールスや勧誘などの「営業電話」が多くて困っている・・・
  • ミーティングや会議を中断せずに行いたい・・・
  • スタッフが電話対応に時間をとられ過ぎている・・・

電話対応業務をアウトソーシングすることで、「業務効率や生産性が向上」し、「コア業務に集中・専念できる」環境が生まれ、ひいては売上向上につながります。

  • 事務員さんが退職したので新たに募集を・・・
  • 電話受付専門のスタッフが必要だ・・・
  • 起業したばかりで事務員さんを雇う余裕が無い・・・

新たに人材を採用するよりも、秘書代行は圧倒的に低コストです。また、求人広告費なども必要ありませんので経費節減にもなり、面接や教育などを行う手間も省けます。

  • かかる電話の量が多くとりこぼしてしまう・・・
  • 営業時間外の受付対応も必要になってきた・・・
  • 土曜、日曜、祝日の受付対応を検討している・・・

大量のコール数でもお任せ下さい。また、貴社でとりきれないお電話のみに対応することも、貴社営業時間外のみの対応、土日祝など休日のみの対応も可能です。


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