休日や営業時間外に対応した秘書代行

休日や営業時間外にもビジネスチャンスあり。
あらゆる曜日、時間帯にも対応します!

休日や営業時間外に対応した秘書代行とは

休日や営業時間外に貴社事務所にかかるお電話は、どの様に対応されていますか?
「留守番電話を設定している」「担当者の携帯電話に転送している」という方や、「特に何もしていない」という方もいらっしゃるかと思います。

業種にもよりますが、本当に「何もしていない」ままで良いのでしょうか?
また、「留守番電話の設定」や「担当者の携帯電話に転送」で問題はないでしょうか?

もし、貴社にかかるお電話が、一般消費者からが中心で、お電話の内容が注文、依頼、応募、問い合わせなどの場合、貴社の休日や営業時間外にもかかっている可能性は高いと思います。何故かというと、一般消費者が電話をかけるタイミングは、比較的時間に余裕ができる土曜や日曜、18時以降のケースが多いからです。この様に、電話をかけてこられる相手側都合を考慮し確実に対応しようとすると、休日や営業時間外の電話受付が必要となるのです。

ただ、「休日や営業時間外に対応した秘書代行」を提供しているサービス会社は多くありません。何故かというと、土曜日、日曜日、祝日や18時以降に対応しようとすると、サービス会社側にとって「非効率的」になるからです。
当社では、その様なお客様企業のニーズに応えるために、創業より段階的に営業時間を延長し、現在では24時間365日体制を構築しています。

  • 休日は担当者の携帯電話に転送しているが、全ての電話に対応しきれていない。
  • 営業時間外は留守番電話にしているが、メッセージを残してくれる人が少ない。
  • 土曜や日曜にスタッフを出勤させると、人件費や手当てなどがかかってしまう。

この様なお悩みがあり、「休日や営業時間外にかかる電話に対し、取りこぼさずに確実に対応したい」とお考えの方は、曜日や時間帯問わず電話対応が可能な、「休日や営業時間外に対応した秘書代行」をぜひ、ご利用下さい。

休日や営業時間外に対応した秘書代行の導入事例

導入事例①-求人応募の電話に確実に対応

当社は介護サービス事業や調剤薬局事業を運営しているので、介護福祉士さんや薬剤師さんを募集しています。求人応募の電話については日中は事務所で、営業時間外は携帯電話に転送していましたが、移動中などで出れない時も多かったので、もしかしたら求人応募の電話を取りもれているんじゃないか、という心配はしていました。そこで、平日の17時以降や土曜・日曜の対応が可能なサービス会社を探し、秘書代行を利用しようと考えたんです。結果的に応募受付数が増え、それまでは採用にかなりの時間と広告費を費やしていましたが、それらが軽減されて良かったと思います。もともと求人倍率が高い職種で応募数も多くないので、やはり、「確実に応募受付を行う」ことが重要ですね。

導入事例②-見積もり依頼の電話に確実に対応

私どもは、水回りや内装などの各種リフォームを行っている会社です。お客様は、ウェブサイトや案内チラシを見て、見積もり依頼や問い合わせの電話をしてこられるのですが、土曜・日曜に関しては会社が休みなので、電話対応は全くしていませんでした。しかし、当番制で出勤した方が良いのではないか、そこまでは必要ないだろう、という議論になり、試験的に秘書代行を利用することになったのです。結果的には皆が想定していた以上の電話件数があり、もっと早く対応していれば…、と思いました。また、以前は、休み明けの月曜に見積もり依頼や問い合わせの電話が集中して鳴っていましたが、それも解消されたので、営業効率の面でも良かったと考えています。


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