従来型との違い

専門領域に拡大した「業種特化型」、顧客満足を追求した「ニーズ対応型」。
進化した秘書代行が、お客様企業のビジネス・問題解決に貢献します!

秘書代行を長年運営してわかったこと

当社は平成3年の創業以来、5000社以上のお客様企業に、秘書代行というサービスを提供し続けてきました。お客様企業の電話受付を担う重要性を理解・認識し、お客様企業の一員となったつもりで電話対応を行ってきました。サービスを提供していく中で、ビジネスに適した電話応対マナー、電話応対時の細かな言葉遣い、コミュニケーションスキルなど、電話応対に関する教育指導には特に力を注ぎ、また、内線取次ぎサービスや多様な連絡・報告方法など、より利便性を感じて頂くための創意工夫も重ねてきたと自負しております。
それら実績や経験の中でわかったこと、それはお客様企業の

「ビジネスに貢献する」「問題解決に貢献する」

サービスを提供しなければならない、ということでした。
親切丁寧に電話対応を行う、迅速・正確に報告を行う、指示伝言を徹底する、これらはもちろん、重要です。ただ、顧客の声に耳を傾け続けた結果、「よりビジネスに貢献する秘書代行」「より問題解決に貢献する秘書代行」が必要だと考え、「業種特化型」「ニーズ対応型」の秘書代行が誕生したのです。

従来型の秘書代行との違い?-業種に合わせた電話対応が可能

従来型の秘書代行は

従来型の秘書代行は、あくまで電話受付を代行する、といったサービスになります。「電話番」という表現が近いかもしれません。必要最低限の情報のみ(相手の名前と連絡先)聴取するだけで、用件内容を聞かない・確認しない、というケースもある様です。ですので、業種などの要素はあまり考慮せず、どちらかといえば、しっかりとした電話応対マナーで「親切丁寧な電話対応」「的確な電話対応」に重きをおいています。また、サービスを提供している業者は、いろいろな業種の電話受付を代行していますので、業種に合わせた電話対応を行うのは困難なのです。効率面を考えれば仕方の無いことかもしれません。

当社が対応可能な理由

そこで当社は、秘書代行の担当部門については、業種を考慮したチーム編成を行いオペレーターを配属し、業種に精通したオペレーターの育成と同時に、教育のコスト削減を可能にしました。また、特にご利用の多かった、「不動産業」「各種士業」「人材派遣業」の業種については、専門業種研修の実施や、専用受付システムを使用することにより、それぞれの業種に合わせた電話対応が可能になったのです。

従来型の秘書代行との違い?-様々なニーズに対応が可能

従来型の秘書代行は

従来型の秘書代行は業種に合わせた電話対応だけでなく、お客様企業の様々なニーズに応えることも「苦手」としています。例えば、「休日や営業時間外の対応」や「大量の入電数に対応」、「英語での受付対応」などです。これらもまた、効率面を考えれば仕方の無いことかもしれません。なぜなら、それらを必要とするお客様企業が少なく、一部のお客様企業のために、土曜・日曜・祝日や18時以降にサービスを提供することは非効率的だからです。それよりは、圧倒的に需要の多い、平日18時までのサービス利用に集約する方が業者側からすれば都合が良いのです。また、「大量の入電数の受付」は敬遠され、「ほとんど電話がかからない」方が歓迎されているのが実情です。

当社が対応可能な理由

そこで当社は、まず「入電のログ分析」「通話時間分析」を綿密に行い、無駄のないチーム編成やオペレーター配置に取り組みました。また、秘書代行部門には独自開発の受付システムを導入し、その結果、「大量の入電数の受付」が可能となり、業界では一般的である「100コール」という枠を越え、「500コール」や「1000コール」でも対応できる様になったのです。また、同時に受付時間の延長や土日祝対応も可能となり、24時間365日体制へと発展し、「休日や営業時間外の受付」も可能となったのです。

これらが「業種特化型」「ニーズ対応型」秘書代行と、「従来型」の秘書代行との違いなのです。
しかし、「従来型」の秘書代行でも十分にメリットはあります。(「秘書代行で業務効率、顧客満足度、売上の向上を」をご覧下さい。)ただ、「業種特化型」「ニーズ対応型」秘書代行は、「従来型」の秘書代行のもつメリットに加え、お客様企業の「ビジネスに貢献する」「問題解決に貢献する」、という価値も併せ持つのです。


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