秘書代行とは?

秘書代行とは安心と信頼をお届けするサービス
ビジネスチャンスを逃さずに営業活動に専念できます。

秘書代行とはどんなサービス?

最初に、秘書代行.tvがお勧めする、【業種特化型】【ニーズ対応型】の秘書代行をご紹介する前に、「秘書代行」といわれるサービスの基本的な事柄を説明します。
皆様は、「秘書代行」と聞くとどの様なサービスを思い浮かぶでしょうか?「秘書」と聞けば、「社長秘書」といわれる様に、会社役員や議員さんなどのスケジュールや庶務管理を行う、有能な人材をイメージされるのではないでしょうか。

しかし、私たちが提供する「秘書代行」というサービスは、実際に「秘書」と呼ばれる人材を派遣する訳ではありません。あくまで、貴社にかかるお取引先様やお客様からのお電話に対し、貴社の一員として、有能な「秘書」の様に受付対応を行うサービスとなります。「電話代行」や「電話秘書」などとも呼ばれます。

秘書代行の仕組み

では、どの様にして貴社にかかるお取引先様やお客様からのお電話を、当社で受付対応できるのでしょうか。それは、貴社の代表電話番号の「転送機能」を利用して当社に「電話転送」をするからなのです。(転送機能についての詳しい説明はこちらから)そして、貴社宛のお電話は「電話転送」により当社に着信し、当社のオペレーターが有能な「秘書」として受付対応を行うのです。

貴社のお取引先様やお客様から貴社へ入電→転送機能により当社コールセンターへ自動的に転送→コールセンターより貴社ご担当者様へ随時メールにてご報告→お手すきの際に貴社ご担当者様がお客様へご連絡…この仕組みにより、大切なお電話を取り逃がさない体制が構築できます!

秘書代行のサービスの流れ

では、上図をもとに、秘書代行のサービスの流れを詳しく説明します。

STEP1

鈴木物産の鈴木様が、貴社の代表電話番号に電話をかけると、即時、当社に電話が転送されます。
この時、鈴木様は電話が転送されていることは分かりません。

転送された電話に当社のオペレーターが応答しますが、鈴木様は貴社の事務員さんと対話しているものと認識します。

STEP2

当社のオペレーターが2~3コール以内に応答し、貴社の一員として、有能な「秘書」の様に受付対応を行います。もちろん貴社名を名乗り、相手方の会社名、お名前、ご連絡先、ご用件などを正確に聴取します。

電話対応方法については、貴社のご要望に沿って綿密にお打合せを行います。

STEP3

相手方より承ったご内容については、受付対応後に随時、メールや電話にてご報告いたします。
メールの場合は内容も保存され、ご都合の良い時にご確認頂けます。ご用件の内容によってご報告先を振り分けることも可能ですし、複数のご担当者様に一括してご報告することも可能です。

STEP4

メールの内容をご確認後、鈴木様へのご連絡、ご対応をお願いします。

このサイクルにより、貴社の営業活動が円滑に進み、上質で的確な電話対応や迅速な対応が、お取引先様やお客様に好印象を与えます。また、オフィスが不在でも安心して外出ができ、営業活動に専念できます。


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